En el software online se aplica el sistema Hotmail o Yahoo, pero enotras íreas de gestión. Nos conectamos desde nuestro navegador web favorito y utilizamos la herramienta online. No nos preocupa dónde estín nuestros mensajes, ni los contactos, ni los aspectos técnicos… lo que queremos es que cada vez que tecleemos nuestro nombre y contraseña, los datos estén ahí­, listos para ser utilizados y la aplicación responda eficazmente a nuestras necesidades.

Parece sencillo porque ya estamos acostumbrados a leer nuestros buzones de correo electrónico. Sin embargo, el software online se transforma en un modelo radicalmente novedoso cuando hablamos de aplicaciones de gestión de proyectos o de un CRM. En estos casos, se suele hablar de desarrollos a medida, de compra de licencias… y siempre con los datos en nuestra casa .

La propuesta del software online se basa en el concepto de que el cliente sólo tiene que preocuparse de usarlo. Los proveedores del software online nos encargamos de que todo funcione correctamente. Que todo esté disponible cada vez que utilice una aplicación a través de la plataforma web.

Software online para todo el mundo

¿Sencillo? Desde luego, pero lo mejor del sistema es que se pueden ofrecer a todo el mundo herramientas sofisticadas de gestión empresarial eliminando las barreras que frenaban el acceso de la pyme a las nuevas tecnologí­as: el coste de compra de licencias, los riesgos asociados a proyectos de implantación y los compromisos del contrato de duración.

Con este sistema, el cliente paga un coste por usuario y sólo durante el tiempo que utilice el servicio. Estamos hablando de inversiones de alrededor de 15€ al mes por usuario, sin ningún tipo de desembolso inicial. En él, no existen los periodos y las inversiones en concepto de implantación del sistema, ya que una vez registrado, se puede empezar a utilizar cuando se quiera. Y si no convence, el cliente coge sus datos y se va tan rípido como ha venido, con la seguridad de no supeditar su futuro a un proveedor.

Esto, que supone el míximo de la flexibilidad para el usuario, establece un ví­nculo cliente-proveedor de software que nada tiene que ver con el tradicional. El cliente del Software online renueva su contrato mensualmente. Por ello, las aplicaciones tienen que responder cada dí­a a las expectativas y necesidades del cliente.

El reto se centra en actualizar y mejorar constantemente las aplicaciones de gestión, renovíndolas en usabilidad, posibilidades, técnica y diseño. El hecho de que muchos usuarios compartan la misma aplicación y aporten sus sugerencias y requerimientos enriquece enormemente la percepción de el proveedor tiene sobre sus productos, ya que son muy diversos los fines y los tipos de empresas que las utilizan. Con esa fuente de sugerencias las aplicaciones se estín revisando continuamente y por ello quienes los usan tienen la seguridad de que el producto estí en evolución y actualización permanente.

Seguridad en el software online

El software online hace que centremos toda nuesta atención en utilizar la aplicación, sin preocuparnos de instalar software, reconocer versiones, comprobar compatibilidades, riesgos de que al instalar un elemento otro dejase de funcionar… El interés se centra en la aplicación, ya sea una herramienta de gestión de clientes, un editor web, un programa para la gestión de proyectos, etc. Pero, ¿qué ocurre con los datos, la información que almacenamos remótamente?

La fiabilidad, la confianza en que los datos van a seguir donde estín, es la barrera psicológica que el software online ha tenido que superar tradicionalmente.

La realidad es que los datos estín mís protegidos y seguros que en nuestra propia casa. Empresas especializadas en software online como B-kin disponen de varios CPD (Centros de Proceso de Datos) que cuenta con barreras fí­sicas y tecnológicas de seguridad, mís avanzadas y con un control mís extrico que las que puedan tener las Pymes o negocios.

El acceso a la información estí blindado para usuarios no autorizados, sin embargo, el cliente propietario de la información puede entrar desde cualquier punto del planeta, con su correspondiente clave y acceso autenticado.

Otro complemento adicional son las copias de seguridad de los datos, algo que pocas empresas hacen siguiendo los protocolos de seguridad establecidos y, en caso de hacerlas, ríramente lo hacen con la frecuencia establecida en los CPD.

Acceso al software online

Existen dos ví­as principales de generación de valor en el mundo del Software online: la aspirina y la vitamina. La vitamina nos ayuda a reducir costes de explotación de herramientas de gestión como el CRM y la aspirina tiene el efecto democratizador, para que cualquier empresa, por pequeñas que sea o cuyo departamento de sistemas carazca de recursos para contratar los servicios de una consultora, pueda acceder a grandes aplicaciones, como lo harí­an las empresas de mayor tamaño o mayores recursos económicos en infraestructuras.

Porque realmente nos da igual que los miles de usuarios vengan en grupos de a 20 o en grupos de a 10. La potencia del software online, ademís de la eficiencia del sistema, es que permite una economí­a de escala que en el mundo de la informítica se han utilizado de forma muy exitosa en el desarrollo de software.

El coste del desarrollo del Office de Microsoft, como se puede imaginar, estí distribuido entre su enorme cantidad de clientes, y las empresas estín haciendo lo mismo con los costes de implantación y puesta en marcha de aplicaciones de gestión empresarial, trabajando para que el coste adicional de incorporar un nuevo cliente al sistema tienda a cero.

Todo el mundo estí de acuerdo que el mundo de la informítica y nuevas tecnologí­as va a cambiar radicalmente en los próximos años. La tendencia de crecimiento del mercado de software online se cifra en porcentajes que rozan el 25% de incremento anual. Así­ lo describen las principales consultoras.

¿El motivo?, podemos enumerar todas las ventajas anteriormente descritas: la flexibilidad, ausencia de inversiones, y otros aspectos a tener en cuenta como ser un coste fijo previsible, o reducir la estructura de IT. Pero la gran ventaja que aportamos con este sistema es ayudar a las empresas a incorporarse al uso de aplicaciones complejas de gestión mís allí de la pura ofimítica.

Lo que estamos viendo es que hay pymes con necesidades de gestión avanzadas y con ganas de utilizar estas herramientas complejas si se lo pones fícil. El reto para los profesionales es desarrollar este mercado animando a las empresas a que aprovechen todas las ventajas que el software online les puede ofrecer.