Contabilidad

Distribución de Costos

DEPARTAMENTALIZACIÓN DE LOS COSTOS

Para llevar a cabo la asignación de todos los costos relacionados con las áreas, se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

1. El material directo y la mano de obra directa se asignan de forma directa a cada centro de costo.

2. Los CIF pueden tener relación directa o indirecta con el centro de costo.

3. Para los CIF indirectos se requieren prorrateos, mediante criterios o bases que guarden relación con el costo a distribuir.

Etapas en la asignación de costos:

Prorrateo primario:

Asignación de los costos tanto directos como indirectos a los centros de costos operativos, de servicios y administrativos. Alunas de las bases de asignación utilizadas en el prorrateo primario son:

- Metros Cuadrados
- Kilovatios Consumidos por equipos eléctricos
- Número de personas
- Valor de los equipos
- Número de extensiones telefónicas

 

Prorrateo Secundario:

Es la asignación de los centros de costos administrativos y de servicios a los operativos. EL prorrateo secundario puede realizar de dos formas:

Directo:

se presenta cuando cada uno de los departamentos administrativos y de servicios solo entregan costos a los departamentos operativos., es decir no se asignan costos entre departamentos de apoyo.

Escalonado:

se presenta cuando cada uno de los departamentos administrativos y de servicios se reparte tanto a los restantes departamentos de servicios, como a los operativos, de acuerdo con un orden preestablecido.

Ejemplo prorrateo secundario:

Tomando como base los datos arrojados por el prorrateo primario, y teniendo en cuenta que el Departamento de Servicios 1 se distribuye con base en el valor de los activos y el Departamento de Servicios 2 con base en el número de empleados, realizaremos el prorrateo secundario:

Método Directo:

Método Escalonado:

Variaciones de CIF:

Las variaciones de CIF analizadas en el capítulo anterior, igualmente se presentan cuando la empresa se encuentra segmentada por áreas de responsabilidad, sin embargo su tratamiento es un poco diferente, veamos:

Variación de Presupuesto:

Debe determinarse antes del prorrateo secundario, con el ánimo de evaluar el consumo de recursos tanto en los departamentos operativos, como de servicios.

Variación de Capacidad:

Debe determinarse después del prorrateo secundario, por lo tanto sólo se calcula para los departamentos productivos.

 

Prorrateos y bases de distribución.

El prorrateo es la cuota parte que cada artículo fabricado debe absorber por este elemento.

Su ciclo contable comienza con el pago o devengamiento de los rubros que lo integran y que se imputan a cada cuenta en particular.

Luego, se asignan conforme a alguna proporción a los departamentos de producción y de servicios (prorrateo primario). Posteriormente, estos costos acumulados en los departamentos de servicios son redistribuidos entre los primeros (prorrateo secundario).

Finalmente, y ya con los costos indirectos concentrados exclusivamente en los departamentos de producción son trasladados a los productos mediante el prorrateo terciario o final.

Uno de los objetivos del sistema de información es calcular un costo unitario, y el camino obligado es determinar el más razonable posible, en función de la característica del problema a resolver (distribución) y de los alcances y confiabilidad de la información disponible.

Para el prorrateo terciario se utilizan cuotas reales o predeterminadas, que se sintetizan en el siguiente esquema:

 

 

 

 

 

 

En cambio, en los prorrateos primario y secundario se utilizan otras bases que se seleccionan basándose en la representatividad del motivo y magnitud de la cuenta de costos indirectos a distribuir, ej. : alquiler de la fábrica, se prorratea en función de la superficie cubierta de cada departamento; costos del departamento del servicio comedor del personal, se distribuye por número de empleados.

Es un imperativo que el cálculo de una cuota CIF se determine por departamento para que cada proceso o producto reciba el cargo que le corresponde según el uso que se haya hecho de los mismos.

Cálculo:

Cuota CIF = CIF / base de distribución

El empleo de una cuota única – global tipo promedio de CIF sólo es procedente cuando:

1. Se trabaja con un solo departamento o centro de costos.
2. Los productos en los distintos departamentos requieren iguales tiempos de procesos en cada uno de ellos.

Distribución de costos indirectos.

Al proceso de realizar la distribución de costos entre las áreas productivas y de servicio, se le conoce con el nombre de prorrateo primario.

Junto con el problema del prorrateo primario, la organización se enfrenta al de distribuir los costos de los departamentos de servicio entre los departamentos o áreas que se benefician con dichos servicios, lo que se conoce con el nombre de prorrateo secundario.

No es tarea fácil llevar a cabo ambas distribuciones o asignaciones de costos, sobre todo cuando se implanta en la empresa la contabilidad por áreas de responsabilidad, la que descansa en la división entre partidas controlables para fines de la evaluación de la actuación de cada área, de donde resulta un reto muy interesante la implantación de este sistema contable, que trae consigo la necesidad de establecer criterios claros y correctos en la distribución de los costos para evitar que el espíritu de este sistema de información se diluya.

Todos los costos que sean asignados o distribuidos deben aparecer en los reportes de actuación como partidas no controlables, porque se supone que el responsable del área no decidió la forma de la distribución y utilización de cierto servicio.

Un método adecuado para realizar la asignación o distribución de los costos de las áreas de servicio entre los departamentos de línea es el siguiente:

1. Cada departamento de servicio debe elaborar su presupuesto anual, utilizando la técnica de presupuesto de base cero.
2. Se seleccionan las bases para efectuar la reasignación de los costos teniendo en cuenta que el denominador o base que se elija representa lo mejor posible los beneficios que se presentan a los departamentos de operación. Algunas bases comunes son:

• Relaciones industriales: número de empleados.
• Contraloría: partes iguales.
• Mantenimiento: horas máquina.
• Control de calidad: unidades producidas.

1. Se obtiene una tasa de aplicación dividiendo el costo del departamento de servicio por la base elegida de los departamentos en que se va a asignar el costo del mismo: costos presupuestados del departamento / base elegida.
2. Se lleva a cabo la distribución propuesta entre los departamentos que utilizaron el servicio. Recomendaciones:

• Siempre la tasa de aplicación o distribución debe ser aplicada sobre los costos presupuestados del departamento de servicio (para no transferir ineficiencias).
• Nunca la asignación a un departamento de operación debe estar establecida en función de la cantidad de servicio que ha sido solicitado por los demás departamentos.
• De ser posible, se debe controlar el comportamiento de los costos en cada área de servicio por separado.

Costeo basado en las actividades (Método ABC).

Parte del supuesto que las causas que generan los costos son las actividades y no los productos, y que éstos consumen a aquellas, constituyéndose las mismas en el factor vinculante con la producción.

Desagrega todo el proceso fabril en el conjunto de operaciones que lo conforman y asigna los costos indirectos a cada uno de éstas.

Luego, en función de las actividades que consumen los productos se le trasladan esos costos.

Establecidas las actividades y sus costos, lo fundamental es determinar las causas que los originan, para luego ubicar las bases de medición de su uso y en función a las mismas, proceder a su distribución. Estos factores causales se denominan inductores de costos (cost – drivers) que deben ser auténticamente representativos del motivo que ocasionan los costos de las actividades.

En función de estos inductores, se establece el costo unitario que agrega cada actividad al proceso productivo.

Es necesario definir el número de unidades de medición de cada actividad, y el uso que de las mismas hace cada producto en particular.

Este método permite calcular costos unitarios con un mejor grado de aproximación, dada la gran gama en que los mismos se desagregan.

No es un nuevo método de costeo, pero constituye un avance o perfeccionamiento del tradicional sistema de distribución de los CIF. Pero también se debe recurrir a bases para distribuir actividades comunes a distintos productos.

Efecto de los cambios de volumen sobre los C.I.F.

Puesto que una gran parte de los CIF es fija e indirecta con respecto tanto a los productos como a los departamentos, su monto total tiende a permanecer constante a pesar de los cambios en el nivel de las operaciones. Sin embargo, un cambio en el nivel de operaciones puede tener un importante efecto directo sobre los CIF por unidad de producto.

 Ejemplo1:

 la compañía titánica s. a de c.v  le proporciona al contador de costos la siguiente información para que le prorratee  la carga fabril acumulada en periodo del  1 al 31 de marzo

 

La empresa  cuenta con tres departamentos de producción y un departamento de servicios, los departamentos de producción de dicha empresa son

Corte, ensamble, remachado y el departamento de servicio es

Bodega.

La carga fabril acumulada a distribuir es.

Alquileres de local $5,000.

Alumbrado             $2,000

Caballo de fuerza   $3,000

 

 

Bases para la distribución

A) trabajadores de la empresa por departamentos

    - depto de corte 9 trabajadores

    - depto de ensamble 4 trabajadores

    - depto de remachado 100 trabajadores

    - depto de bodega 9trabajadores

   

 

B) metros cuadrados de la empresa por departamento

      - depto de corte 120 m2

      - depto de ensamble 90 m2

      - depto de remachado 198 m2

      - depto de bodega 140m2

      

C)  inversiones por departamento

      - depto de corte $ 20,000

      - depto de ensamble $ 15,000

      - depto de remachado $2,000

      - depto de bodega $ 2,500

 

D) numero de lámparas

   - depto de corte 30 lámparas

   - depto de ensamble 20lámparas

   - depto de remachado 7 lámparas

   - depto de bodega  8 lámpara

 

E) consumo de kilowat hora

   - depto de corte        $1,500

   -depto de ensamble $10,000

   -depto de remachado    $2,500

   -depto  de bodega $2,000

 

 

 

 

 

     

departamento de producción	departamento de servicio	nº de trabajadores	m2	inversiones	nº de lámparas	Kw./h
corte		9	120	200000	30	1500
ensamble		4	90	15000	20	10000
remachado		100	198	2000	7	2500
	bodega	9	140	2500	8	2000

 

 

 

 

Cedula nº 1 prorrateo primario alquiler  $5000

 

departamento	base de distribución	coeficiente de distribución	distribución
corte	120	9.124087591	1,094.89
ensamble	90		821.17
remachado	198		1,806.57
bodega	120		1,277.37
TOTAL	548		5.000

5000 =  9.124087591

548
m2

 

 

Cedula nº 2 prorrateo primario alumbrado  $2000

 

departamento	base de distribución	coeficiente de distribución	distribución
corte	30	30.76923077	923.08
ensamble	20		615.38
remachado	7		215.38
bodega	8		246.16
TOTAL	65		2.000

2000 =  30.76923077

65
total nº lámparas

 

 

 

Cedula nº 3 prorrateo primario caballo fuerza  $3000

 

departamento	base de distribución	coeficiente de distribución	distribución
corte	9	24.59016393	221.31
ensamble	4		98.36
remachado	100		2,459.02
bodega	9		221.31
TOTAL	122		3.000

3000 =  24.59016393

122

 

 

 

 

 

 

Total nº trabajadores

Matriz del prorrateo primario

 

 

GASTOS DE FABRICACION	DEPARTAMENTOS DE PRODUCCION			DEPARTAMENTOS DE SERVICIO
	CORTE	ENSAMBLE	REMACHADO	BODEGA
Alquiler	1,098.89	821.17	1,806.57	1,277.37
Alumbrado	923.08	815.38	215.38	246.16
Caballo fuerza	221.31	98.36	2,459.02	221.31
Totales	2,243.28	1,534.91	4,480.97	1,744.84

 

 

 

Cédula nº. 1 prorrateo secundário bodega  $1,744.84

 

departamento	base de distribución	coeficiente de distribución	distribución
corte	9	15.44106195	138.97
ensamble	4		61.76
remachado	100		1,544.12
TOTAL	113		1,744.84

1,744.84 = 15.44106195

113

 

 

 

 

 

 

Total nº trabajadores

 

 

Matriz de prorrateo segundario

 

 

GASTOS DE FABRICACION	DEPARTAMENTOS DE PRODUCCION
	CORTE	ENSAMBLE	REMACHADO
Prorrateo primario	2,243.28	1,534.91	4,480.97
bodega	138.97	61.76	1,544.12
Totales	2,382.25	1,596.67	6,025.09